广东财经大学国际商学院团委学生会管理办法

第一章 总则

一、本组织定名为“广东财经大学国际商学院团委学生会”，简称“国商团学会”。

二、国际商学院团委学生会是在学校和学院指导下的大学生自治组织，秉承着“自我管理、自我发展、自我教育，全心全意为师生服务”的宗旨，配合学院开展日常工作，组织开展学生活动，丰富学生的日常。

三、本组织任务是发挥作为学生群众组织桥梁与纽带的作用，率先明确各部门职责，密切配合，秉承“自我管理、自我发展、自我教育，全心全意为师生服务”的宗旨，带领国际商学院全体学生发扬集体主义精神，学习科学发展观的重要精神，积极响应党和学校的号召，认真落实各项工作任务，有计划、有步骤地开展工作，努力推动学生工作上新台阶，不断促进院风、学风的建设。

第二章 组织机构

一、本组织的组织原则是民主集中的原则。

二、本组织设书记一名，团总支第一副书记兼学生会主席一名，团总支第二副书记两名，学生会副主席两名，内部设组织部、宣传部、新网部、纪检部、素拓部、青年志愿者协会、秘书处、生活部、勤工助学部、文体部、实践公关部、艺术团一共十二大部门.各部门设部长一名，副部长一到两名。团总支第一副书记兼学生会主席、团总支第二副书记、学生会副主席、秘书长和组织部部长组成常委会，各常委及各部部长组成委员会。

三、国际商学院团总支（筹）各职能部门的工作职责

（一）国际商学院团总支（筹）书记工作职责：

1.从宏观上把握国际商学院团委学生会的发展方向，全面地指导国际商学院团委学生会的工作.

2.及时传达上级团委和学校党总支的指示精神.

3.抓好国际商学院团委学生会的自身建设.

4.全面了解国际商学院团委学生会工作的开展情况，并给予纠正和总结.

5.同校团委等有关部门保持密切联系，互相学习，促进团工作的开展.

（二）团总支第一副书记兼学生会主席的工作职责：

1.指导国际商学院团委学生会的日常工作，并向书记汇报。

2.负责全面统筹国际商学院团总支学生会的工作。

3.研究制定国际商学院团委学生会整体活动计划，对各部门活动规划进行审核，全面协调各部门的分工合作，统筹安排各项活动。

4.与各大校级组织以及各学院团总支保持紧密的联系，加强交流与合作。

5.定期召开委员会例会，听取部长工作汇报，及时传达落实上级的指示、决议，向上级反映情况。

（三）团总支第二副书记的职能范围：

1.做好书记的参谋和助手，保证国际商学院团总支（筹）工作的正常进行，主持国际商学院团总支（筹）的日常工作并向上级汇报。

2.各团总支第二副书记应管理好下属的各个部门，加强部门间的合作与交流。主动融入到分管部门中，定期出席分管部门的例会，了解工作进展，对部门所举办的大型活动及时跟进，听取负责人工作汇报。

3.若所分管部门工作上出现问题，应及时向书记和各常委反应，寻求调解和帮助。

（四）组织部的职能范围：

1.承担着沟通书记以及团总支学生会各部门的桥梁作用。

2.组织部将在已有的基础上继续抓好团的组织建设，搞好团的组织生活，完善团总支学生会的制度建设和工作管理条例建设，促进团工作的制度化、规范化、科学化。

3.监督团总支学生会干部工作，负责院级青马工程，安排团干培训，抓好团组织干部建设，落实监督各班级团支部组织团日活动。

4.严格做好团员发展，团员证注册管理，团员登记、团费收缴、团员组织关系转接等工作。

5.督促检查院团总支、班级团支部组织活动开展情况；协助团委做五四评优工作。

6.推荐优秀团员作为党员发展对象并协助团委做具体考查工作。

7. 负责做好团干部量化考核工作、鉴定工作，组织开展团员年度考评及团内评优评先工作。

（五）宣传部的职能范围：

1.宣传部是团总支学生会对外进行活动宣传的窗口，是展示团总支学生会形象、传递团总支学生会活动信息的重要桥梁。2.通过创新宣传方式，以及利用制作PPT、海报、宣传视频等传统方式，将团总支学生会各类活动、重要事件传递给全院师生，以促进学院团总支学生会工作的顺利进行。

3..扮演好学院宣传领域中思想政治教育的先锋者角色，抓好宣传队伍的建设，构建全学院的宣传大阵营。

4..根据党，学校和学院的号召以及热点时事的要求及时地、针对性地做好引导、教育和宣传工作。

（六）新网部的职能范围：

1.新网部是学院对外展示、与外界交流的重要窗口。

2.通过运营学院官网，学院、团总支学生会公众号等新媒体，积极传播学院文化。

3.负责跟进学院、班级的活动，以文字、照片以及制作宣传推文等方式重现活动的精彩，为同学们提供丰富的活动信息以及搭建学生交流平台，将团总支学生会各类活动、重要事件传递给全院师生，以促进学院团总支学生会工作的顺利进行。

4.根据党，学校和学院的号召以及热点时事的要求及时地、针对性地做好引导、教育和宣传工作。

（七）纪检部的职能范围：

1.纪检部是学院学风纪律的监督部门。

2.严格负责考察学院“五早一晚”的出勤情况。

3.协助学院制定并完善奖惩制度、请假制度等各类纪律性规章制度，并监督和汇报各班级各组织执行情况。

4.对考勤工作进行定期总结，向书记、委员会汇报工作情况，将考察结果进行留底，作为学院的各项评优工作的参考指标之一。

5.承办学院学术活动，如：双百工程，英语角，各种学术类讲座等。

（八）素拓部的职能范围:

1.素拓部主要负责学院内部的各项素拓活动，促进学生全面发展。

2.负责全学院的素拓申请的审核工作，上接校级素拓部，下接全学院各个班级。

3.有序地，严格地，及时地对团总支学生会各活动进行素拓申报。

4.负责学院的书香博客评选活动。

（九）青年志愿者协会的职能范围：

1.青年志愿者协会是团总支组织学生开展志愿者活动的部门。

2.负责组建学院青年志愿服务队，积极组织开展各类志愿服务活动，努力培养学生无私奉献的精神，提高学生社会责任感。

四、国际商学院学生会（筹）各职能部门的工作职责

（一）学生会副主席的职能范围：

1.做好指导老师的参谋和助手，保证国际商学院学生会（筹）工作的正常进行，主持国际商学院学生会（筹）的日常工作并向上级汇报。

2.各学生会副主席应管理好下属的各个部门，加强部门间的合作与交流。主动融入到分管部门中，定期出席分管部门的例会，了解工作进展，对部门所举办的大型活动及时跟进，听取负责人工作汇报。

3.若所分管部门工作上出现问题，应及时向指导老师和各常委反应，寻求调解和帮助。

（二）秘书处的职能范围：

1.秘书长做好指导老师的参谋和助手，保证团总支学生会工作的正常进行，秘书长作为委员会和指导老师沟通的桥梁，完成上传下达的任务。
 2.秘书长带领秘书处协助书记管理日常事务，直接对指导老师负责。
 3.负责各通知的下达与收集部门意见的反馈，做好沟通工作。
 4.负责内部资料库的建设与整理，把传承组织文化的工作落到实处。
 5.负责财务管理，物资出借，制定财务管理和物资出借条例，记录各部门经费预算及进出账，年终进行总结和汇报。

6. 负责文件起草、会议记录，建立并管理团总支学生会工作档案。

（三）文体部的职能范围：

1.负责组织学院文娱活动，丰富全体同学的课余生活，提高同学们的艺术修养。

2.负责组织开展各项院级文娱和竞赛活动，如院运会、各项球类活动比赛、文艺晚会等。

3.管理学院球队，为队员技能培训方案进行完善；

4.协助校级组织开展各项文体活动。

（四）生活部的职能范围：

1.生活部是学院领导老师与学生沟通的桥梁，部门成员秉承着服务同学的原则，积极为学生生活提供便利。深入了解学院学生生活中的难题，及时向学院反应学生情况，并予以解决。

2.负责学生宿舍卫生检查、医保卡办理、火车优惠卡的办理等学生日常工作。

（五）勤工助学部的职能范围：

1.负责协助学院做好勤工助学同学的建档工作，准确地掌握学院贫困生的基本情况，并向学院做好反馈工作。

2.负责国家奖助贷的资料收集和审核，配合校勤工助学中心举办各类活动，如:校内兼职招聘，勤工之星等，致力于为需要帮助的同学提供更好的服务。

（六）实践公关部的职能范围：

 1.实践公关部是以全院同学为服务对象，组织同学们开展各类社会实践活动，提高我院学生的社会实践能力。

2.做好公关策划，落实公关计划，保持整个团总支学生会的财政稳定，资金充裕。

3.代表国际商学院团总支学生会，与校外有关机构、单位以及各大兄弟学院进行合作、建立关系、联谊等，以扩大国际商学院的影响力，为团总支学生会各项工作寻求社会支持。

（七）艺术团的职能范围：

1.艺术团是在国际商学院学生会领导下的学生艺术团体。

2.为院级各类文艺晚会输送优秀节目及组织团内汇报演出。

3.设声乐队、礼模队、司仪队、国标队和造型队，为学生提供培养兴趣特长和锻炼的机会。

第三章 会议制度

为了团总支学生会各部门部长之间的沟通和协作，进行规范化管理，提高整体战斗力和凝聚力，提高各主要干部的工作能力与办事效率，特制订此制度。

一、国际商学院团委学生会召开委员会例会由团总支第一副书记兼学生会主席负责通知，各职能部门召开会议由各部部长负责通知，由秘书处进行会议记录。

二、各级会议，相关全体成员要准时参加，不得无故旷会，如有特殊情况不能到会，必须先征得相关负责人的同意，委员会例会应由该负责人统一报知书记，说明原因。

三、职能部门开会时应提前告知秘书处，并由秘书处指派干事做好会议记录，会后交由秘书处整理存档.被指派的干事可以多跟部门沟通交流，到各部门介绍部门文化和会议特色。

四、凡开会时无故迟到一次，第一次给予提醒；第二次在干部评优中扣分；秘书处负责好每次会议的考勤工作，并作好会议记录，每月末汇报当月各部门考勤情况，在期末做出总结报告，作为各部门考察成绩的途径之一。

五、国际商学院常委例会

（一）参加人员：常委；

（二）时间：每两周一次（如有紧急任务，则由团总支第一副书记兼学生会主席负责通知召开紧急会议），常委例会需在委员例会前召开；

（三）会议内容：团总支第一副书记兼学生会主席主持会议，总结近期团总支学生会对内对外工作，传达上级有关文件精神，各常委针对团总支学生会建设存在的问题并提出解决方案。

五、国际商学院委员例会

（一）参加人员：常委、委员；

（二）时间：每两周一次（如有紧急任务，则由团总支第一副书记兼学生会主席负责通知召开紧急会议）；

（三）会议内容：各委员汇报各部门近期工作情况，团总支第一副书记兼学生会主席总结近期团总支学生会对内对外工作，传达上级有关文件精神，并布置近期工作任务。

六、各部门例会

（一）参加人员：各部门正、副部长，分管该部门的常委，干事（审核工作的例会各常委均可出席），秘书处记录会议的干事；

（二）时间：至少每两个星期召开一次（与活动举办时间冲突则另行举行例会）；

（三）要求：

1.各部门例会召开前，各部部长须通知秘书处本部门召开例会的时间地点，会议记录由秘书处派人负责。

2.会议必须充分调动与会者积极性，合理安排好正副部会议承担的分量。

3.秘书处派出的会议记录员，须如实登记好考勤情况，包括应到人数、与会人数、请假名单、无故迟到名单、缺席名单。

七、为促进各部门的沟通与学习交流，各部门可根据实际情况，在与常委及相关部长充分沟通的前提下，跨部门联合召开例会。

八、为体现组织的原则性与灵活性，各部门应大胆创新，实行形式多样、灵活多变的会议方式。

九、提高会议效率，各级会议都必须制定一个相对稳定的流程，让与会者相互知照。开会前必须定出会议的目的和内容，每人对所要讨论的内容有充分准备，争取在最短时间内达到最大的效率。

第四章 工作制度

一、团总支学生会是一个思想进步，作风优良，纪律严明，团结活泼的集体，各部门应该遵循分工明确，相互合作，密切配合，共成大事的原则。

二、各项活动开展的前提：有益于学校开展各项工作，有益于党团意识提升，有益于学生发展自身，增长见识，开拓视野。

三、组织管理原则

（一）下级服从上级，下级必须按时按质完成上级指派的任务，若有疑难或不满，可向上级反映，但工作期间一切听从指挥。

（二）各司其职，负责到底.各部门应根据自身职责完成本职工作，同时也要协调与其它部门的工作，团结一致.对上级指派的工作，应由专人完成，责任明确。

（三）有令必行，有禁必止.凡上级指派的工作必须切实执行，在规定时间内完成，各级干部必须严格遵守团总支学生会各项制度，违反者视情况给予处罚。

（四）相协调，顾大局。各部门必须培养友好相处，培养良好的人际关系，增强凝聚力。任何部门必须注重形象，不得做出任何有损团总支学生利益和形象的事情。

（五）按时到岗，严守纪律。团总支学生会成员应有强烈的时间观念和纪律观念，举办活动不迟到不早退，有事要事先请假，不得无故缺席。

四、工作前

    团总支学生会工作应有计划进行，各项活动由团总支第一副书记兼学生会主席分派相关人员负责，负责干部必须于活动前两周将计划书呈报相关常委，由各常委审阅讨论进行修改后递交书记审批。各部门开展活动，也必须于活动前一周向常委会呈报相应计划书（简单简述）等材料（特殊情况除外）。

（一）人员协调：计划一经决定，如须人员调配，各部门或负责干部应及时上报团总支第一副书记兼学生会主席和相应部门负责人，根据实际情况统筹分配。

（二）财务预支：各项活动如需经费，各负责部门负责人应于活动前两周写好经费计划上交常委，经常委会审查确认后，方可支出。团总支学生会采取实报实销的财务制度。

（三）嘉宾邀请：各项活动如需邀请老师，各部门应在活动的前三天，将具体名单呈交常委会，相应活动部门负责人于活动前一天将邀请函发到嘉宾处，团总支第一副书记兼学生会主席将最终确定到场的嘉宾人数呈报给活动部门。

（四）宣传工作：活动开始前，宣传部，新网部按照实际情况通过海报、宣传单、宣传板等渠道进行宣传工作。

五、工作中

（一）接待工作。工作人员必须在活动正式开始前两到三个小时（视具体情况相应改动）到达现场，负责嘉宾领导及观众的签到及接待工作，并在活动后负责欢送及清场工作。

（二）秩序指挥。相关部门各活动过程中指派3-5 名干事负责现场通道、观众席、嘉宾席等秩序维持工作，保证工作顺利有序进行，确保参加人员的安全。

（三）后勤工作。大型活动必须有相应的人员负责工作人员的工作餐、饮用水的购买等工作，一般交组织部安排。

注：如果是大型活动，还必须注意前台及后台的工作人员安排工作。

（四）舞台效果。如需音响设备，各活动负责部门则须与秘书长进行沟通，于活动前一个星期告知秘书长，秘书处进行申请。

（五）评判工作。评分标准的制定，工作进展过程的现场工作、实况记录，一般由组织部完成。

（六）机动人员。必须有一定数量的工作人员负责现场的应急工作。

六、工作后

    总结工作。活动结束后两周内，各部门负责人员作好工作总结报告，并呈交常委审阅并由秘书处备案。

第五章 激励制度

为加强团总支学生会内部管理，激励各学生干部的积极性，增强团总支学生会的凝聚力，使各部门，各干事之间形成良好的竞争氛围，以使组织更好地运行，更好地服务学院同学，特制定此制度。

一、为更好地激励部门及个人，表彰先进、发扬典型，凡获表彰部门及个人，均给予例会口头表彰，以资鼓励。在外派工作中表现突出的，应在委员会例会中予以表彰。

二、月度先进干事评选，各部门票数最高者给予“每月之星”称号，颁发奖状以作鼓励。

三、团总支学生会每年将对条件成熟的干部“推优入党”，平时工作考核将作为一项重要依据。

四、在学期末，由各部门部长将根据月度评选和干事学期考核表对本部门干事进行综合测评。测评为“A”的干事将被评为“学期优秀干事”，授予奖状、通报表彰至学院并存档。两个学期的测评都为“A”的干事将被评为“学年优秀干事”的干事，将被授予奖状、通报表彰至学院并存档。

五、各干事的评优记录将作为换届竞选的平时表现存档。

六、干部评优将由领导、老师根据干部的平时工作对干部进行考评。获得“学期优秀干部”“学年优秀干部” 的干部将被授予奖状、通报表彰至学院并存档。

附：学期考核表

第六章 控制制度

为强化团总支学生会内部管理，使组织朝着正确的方向前进，及时纠正偏差，使团总支学生会奖罚分明，执法有据，特制定此制度：

一、本制度接受广大团总支学生会干部及干事的监督，最终解释权为团总支学生会常委会所有。

二、团总支学生会内部处罚分为警告，记过，开除三种。

三、凡开会时无故迟到一次，第一次给予提醒；第二次在干部评优中扣分；旷会或迟到三次者取消参加评比“每月之星”的资格，并酌情考虑是否开除，开除决定将通报所在院系。

四、经常委会评定，工作有一次重大失误者记过一次，有重大失误达两次者将开除出团总支学生会，开除决定将通报个人所在部门。

五、对有虚报假报团总支学生会账目，有贪污公款行为的个人，无论数额大小，将开除出团总支学生会。

六、团总支学生会成员参加团总支学生会组织的活动应佩带工作证、穿工作服，未执行者以迟到记录考勤。（参考《工作证，工作服的使用制度》）

七、对工作态度散漫，工作不负责任、不认真值班的，秘书处干事进行记录，并在部长级会议上通报。

八、对损害团总支学生会公共财物的干部及干事，要求其按实价赔偿并依其认识错误的程度给予警告、通报批评或除名的处罚。

九、各部门成员应严格遵守各部门纪律和规范，如有违反部门纪律者，经团总支学生会委员通报，由常委会审议评定，按情节轻重给予警告、通报批评或除名的处罚。

第七章 干部任免制度

一、团总支学生会学生干部是我院学生工作的骨干力量，是广大团员学生利益的忠实代表， 为了更好发挥学生干部的作用，起到联系学院和广大学生的桥梁和纽带作用， 遵循“产生于学生，服务于学生，受广大学生监督”的原则。

二、学生干部的产生按照民主集中制的原则，以竞选、推选、自荐、面试等形式为主.在特殊情况下，也可以由组织直接指定、任命或招聘等形式产生。

三、任职要求：务实求真，在工作、学习、生活方面能够以身作则，勇于开展批评与自我批评；有较强的组织能力；有为同学服务、为团总支学生会工作的精神；积极组织有利于全院学生成长的各项活动；学习勤奋，有较强的学术进取精神，学习成绩优良。

四、干事的录用方法

（一）团总支学生会招新工作由组织部统一部署，各部部长及副部长具体开展。

（二）干事的录用本着公平，公正，公开的原则面向全院学生进行公开面试筛选。

（三）面试的方式根据各部门的具体需要而制定。

（四）面试合格者参加培训，试用期合格者，经组织部备档审核后，正式成为干事，试用期为一个月。

五、干部的录用方法

（一）团总支学生会委员任期为一年，每学年末进行换届选举，产生新一届委员会。

（二）干部选拔本着公平，公正，公开的原则面向各部门、各班级公开选拔。

（三）参选人自愿填写申请表后，按指定时间地点经委员会，常委会面试合格后，由书记审核后确定初步储备干部名单。

（四）新一届委员面试合格后，选出各部副部长，迎新招新期为储备干部试用期，试用期合格后，随即召开团总支学生会成立大会，正式受聘为团总支学生会干部。

六、团总支学生会各成员有下列情况之一者，可向常委会申请辞职，经批准即可离职：

（一）能力不够，开展工作有困难;

（二）不能正确处理工作与学习的关系，成绩明显下降的;

（三）其他特殊原因。

七、干部的处罚具体操作参考《控制机制》

八、本制度以学生手册中《学生干部管理条例》为详。

第八章 干部培养制度

    为保持团总支学生会干部队伍的先进性，为组织培养选拔德才兼备的干部，促进青年的成长成才，特制定此制度，有计划，有步骤地培养选拔干部。

一、团总支学生会对干事的培训从面试开始到换届竞选，贯穿始终。

二、面试合格的新干事，须接受培训试用期，培训试用合格后，方能正式成为团总支学生会的干事。

三、团总支学生会干部培训分为部门内部培训、跨部门培训、组织部统一培训三种。

四、部门内部培训由各部门自行安排，主要学习内容为部门工作技能等。

五、跨部门培训由分管常委长在与各部门充分沟通的前提下组织，形式可为跨部门开会，跨部门联欢等，以使各干事充分了解团总支学生会各职能部门的运作方式，增加部门之间、干事之间的感情。

六、组织部统一培训由书记统一部署安排，主要形式为了解组织架构及组织文化、学习文件、座谈会、特定工作技能培训、团队精神训练等，力求全面提高干事的综合素质。

七、在团总支学生会的一些活动中，经委员会协调讨论后，可由跨部门干事组成团队，完成特定任务，以培养干事的团队合作精神及遇事处理应变能力，并由此给各个干事评分，选拔出一些人才。

八、在换届竞选前两个月，委员会应统一认识，给每个干事一个公平的起跑点，在平时工作活动中，逐渐放手，让干事得到更多的实践锻炼机会，并以此发掘人才。

九、团总支学生会委员会组织两次座谈会与候选人面对面交流，由各常委、部长介绍换届事宜，候选人也可以即场提问.候选人应主动向各常委、部长请教经验，从中获取更多信息，而各常委和部长也能从交谈中更了解候选人。

十、各干事在平时工作中的表现和相关记录将作为换届竞选的一项最主要的参考依据。

第九章 工作报告及工作计划制度

为了更好地总结和汇报工作，如实地反映近期工作状况，加强部门之间的工作交流，利于同组织保持一致性，提高工作效率，特制定本制度。

一、各部门在各项工作中，应做好记录，定期总结，在每个活动周期尾上交一份书面工作报告，及时小结工作中的经验教训，以指导下个活动的开展。

二、报告内容应包括如下几个方面（如有必要，可另加其他内容）：

（一）总结前段时期的工作状况，对比上期工作计划，评定完成情况，交代完成或未完成的主要原因。

（二）相关活动的工作安排、实施过程、完成时间、担任人员、内部分工、工作目的、实际效果等。

（三）负责人员应写工作体验，由部长对其做出评价。

（四）展望后一段时期，制定工作计划。

（五）注明日期。

三、 报告内容必须体现工作的体系性，反映所报工作在学院工作中的地位、 作用，以便更好地与各部门协调。

四、工作计划分类及相关内容：（加多个学年计划）

（一）学年计划:本学年团总支学生会或部门的发展方向的规划、主要活动、部门机制建设的初步拟订。

（二）学期计划：本学期主要活动项目、活动目的、活动时间及活动形式的初步设想。

（三）预算、活动所需人员、工具、协作部门协调事宜及其他活动内容。

（四）学期计划在开学前一个月交团总支第一副书记兼学生会主席，团总支第一副书记兼学生会主席在协调各部门计划后作出答复，并结合部门建议制定出团总支学生会总计划。

（五）活动计划应一式两份，一份在活动一周前上报分管常委交常委会审核；另一份交由组织部存档。

（六）工作报告、学期计划、活动计划与总结交由组织部统一保存管理。

（七）组织部登记各部门的工作报告及计划总结的时间，检查其质量，期末时作一份汇总，作为考察各部门成绩的途径之一。

第十章 信息管理制度

一、为建立和健全团总支学生会的学生档案管理工作，完善团总支学生会制度化，配合老师和团总支学生会各部门工作的执行，规范团总支学生会活动和人事信息的集中工作，建立务实便捷的信息查阅渠道，使各项工作在已有的基础上更好地创新前进，特制定本制度。

二、团总支学生会工作档案是团总支学生会工作期间的历史记录，交由秘书长负责，秘书长应及时对团总支学生会的文件、会议记录及其他资料进行收集、整理、存档，要求集成档案。

三、档案分类为：

（一）各级档(上级团委的文件数据，保留一份在组织部)；

（二）会议记录（各例会记录、各部门工作会议记录，会议后的一周之内上交到秘书处——电子版、手写版双式存盘）；

（三）学年总计划、学期总计划、工作报告（工作总计划于开学第一周内上交团总支第一副书记兼学生会主席处，工作报告于学期结束前上交秘书长处存盘；电子版与打印版双式存档）

（四）团总支学生会工作制度

（五）团总支学生会干部档案及干事档案。（干事档案在各部门完成招新工作后一周内上交到秘书处存盘，包括电子版与打印版）

（六）团总支学生会各重要的主题和活动的通知、策划书、内容、影像数据、现场流程表、活动总结（活动计划在上交常委会审核后留一份在秘书处存盘；活动后一周内，主办部门上交活动所有的材料到秘书处存盘，所有资料均电子版与打印版双式存档，多媒体资料除外。）

（七）各奖惩记录（每月上交一次秘书处存档）

（八）各类考勤记录（每月上交一次秘书处存档）

四、档案收集及整理的分工如下：

（一）团总支学生会上级团委的档案资料，由组织部部长归类、办公室主任存盘。

（二）除组织部以外的其它各部门的档案资料（除会议记录外），由该部门负责人整理好后，在规定的时间内交给秘书处，由秘书长进一步归类、存盘。

（三）组织部内部的档案资料以及其它各部门的会议记录，统一由秘书长负责整理、归档。

（四）各部门召开例会前应通知秘书处，由秘书长安排人员做会议记录，会后秘书长负责归档。   

五、每月最后一次委员会办公室汇报本月资料管理情况，查漏补缺。原则上要求各部门的工作总结、学期总计划、活动计划及总结应一式两份，上交组织部存档。上级下发的文件和会议纪录只需纸质材料；影像资料只需电子版；其它的计划、总结、档案、奖惩记录都要电子版和打印版。

六、团总支学生会每位学生干部都拥有自己的工作笔记本，作为工作的辅助工具，上级有权对其记录进行定期检查，结果录入考核中，作为对其考核的重要依据。   

七、文档、资金管理要求。

（一）资料方面：团干部由秘书长专门负责文档的收集、归档、整理、鉴定、保管、统计、借阅和传递等各项基础工作.有关部门或人员借阅文档时要根据档案借用的不同作用和范围，经批准后，方可办理借阅手续。对借阅、借用的团档，未经批准不得抽调、翻印、转借、公开引用、涂改、增删、污损档案中的任何材料和文件等.对所借团档及相关档案要严守机密，妥善保存.违反者要及时追查，并追究有关人员的责任。

（二）财务方面：团总支各部门经费的管理由秘书长负责，设立专门账簿登记，保存各种原始单据，定期向常委汇报经费使用情况，随时接受常委的检查。要求账簿登记清晰、准确，严禁账目混乱、手续不清，违者不予以归档办理。月末核对账目。

八、管理人员职责：定期向团委汇报文档管理制度的执行情况，反映问题，并提出建设性的意见.自觉执行党和国家对档案的保密制度，确保档案的完整与安全。  

九、对团委一些工作计划及制度文档，经常委会审核后，供各部门干事及其他兄弟学院学习，增加工作透明度，让外界更多地了解各活动乃至整个国际商学院团总支学生会，致力给予外界亲切、充满活力的印象。   

十、在团总支学生会换届交接工作中，应把团总支学生会所有文档交接给新一届干部，以保证工作的继承性与连贯性，使团总支学生会的工作能一届一届完善。    

十一、监督形式。随时接受学院领导的检查并接受广大同学的舆论监督。

第十一章 财务管理制度

一、纳团费制度

    按时交纳团费，是团员对团组织应尽的义务，是团员在政治上与团组织保持密切联系的必要形式，也是热爱、关心和支持团组织的具体表现.团员交纳团费，不仅可以给团组织以经济上的帮助，更重要的是可以增强团员的组织观念。因此，每个团员都应该自觉主动地按时交纳团费。

（一）团费应由团员交到各班团支书处，组织部统一收齐后再上交到上级组织。对不能自觉按时交纳团费的，团组织要给予批评教育，本人也要做出检查。

（二）对团费的收缴，要建立健全的手续，要按时按规定上交。

二、活动经费管理制度

   团总支学生会的活动经费主要来自院领导审批的财务费用。为了更好地利用这些资金，提高工作效率，方便财务管理和监督，使其在团总支学生会开展的活动中发挥更大的作用，特制定本制度，具体规定如下：

1.  总预算：团总支学生会各个部门在每次递交活动计划书时，注明其各项活动预算及总预算经费，交给秘书长，再由秘书长审核后上交审批，秘书长作相应记录。

2.  团总支学生会总体活动经费，由各负责部门部长负责预算，秘书长审查。

3.  经费的支出一般采取事前预支，事后报销的方式（简称报销）。金额数量较大时，考虑申请预支费用。

4.报销程序：

（1）报销分比例报销和全额报销两种，各部门须持正式发票向秘书长报销。

（2）报销在活动结束后一个星期内直接向秘书长报销，且每张发票须由经手人、证明人签名，并列好物品名称、数目、金额及总金额。

（3）比例报销是事后审核时对使用不合理和不完全合理的款项按比例报销。

（4）全额报销是事后审核时对完全合理的款项进行全额报销。

（5）报销除需要保留发票外，还要保留付款凭证，如果在网上购买需要截图保存。

5.预支程序：

（1）.各部门举办活动的经费预算必须在活动举办前两周，由部长做好经费预算与计划书一起上交秘书长，经秘书长审查，指导老师审批签字后方可预支经费。

（2）.预支后，各部门必须在活动举办后一周内凭有效发票（不可凭收据）进行核算，发票背后须注明经手人、证明人、款项用途等到秘书长处办理结算。

（3）.各部门活动举办前必须认真做好预算，在进行预算时要附上所需的流动资金，一般情况下实际活动开支的浮动幅度应在预算经费的5%左右，若超出此范围，未经老师同意，不给予报销。

6.记账制度：

（1）记账卡使用规定：

①团总支学生会设置有沁湖超市、商城打印店、A佳便利店的记账卡、七喜打印店的记账卡，交由秘书处保存，各部门需记账卡购买相应物资时，应提前通知秘书长，并交代清楚物资具体用途。

②记账卡使用完毕后，购买物资的人员将所购买物品的数量、单价、总金额报给秘书处。秘书长每周统计一次，并记录。

（2）记账本的使用规定：

①团总支学生会设置在学校沁湖超市、A佳便利店、七喜打印店和商城打印店的记账本，经老师审核签名后，每学期由秘书长结算。

②记账时必需写清商品具体数目，单价，总金额，并注明具体用途和经手部门及经手人。

③记账除涉及公事，不能滥用。

④若一次记账数额超过100元的，须事前征得秘书长同意。

⑤在学而优，七喜，商城打印店记账，月底由秘书长审核签名。

7.汇报制度：秘书长在每学期末向指导老师汇报财务收支情况前，进行总结算，并向部长会议公布。

8.经费的使用应以节俭高质为原则，按预算计划进行。

第十二章 工作证、工作服的使用制度

一、干事能否正确使用工作证、工作服，直接影响到学院的声誉和形象.为更好地发挥干事的模范作用，使干事正确使用工作证和工作服，特制定本制度。

二、对工作证、工作服要有正确的认识.工作证是团总支学生会干事的有效身份证明，工作服是干事的标志.身为干事，必须以身作则，在同学中树立先进典型。    

三、工作证的用途是便于团总支学生会干部联系、组织工作，凭此工作证团总支学生会可在规定时间内安排工作或召开会议。    

四、工作证必须具备“三齐”方为有效证件，即“干部职务、相片、学生证明专用章”，三者齐全，缺一不可，否则为无效证件。     

五、工作证、工作服的使用要求:

（一）工作证、工作服只限于学生本人使用.学生应珍惜、爱护，注意保管，不得损坏，遗失，不得转借或送人，工作证不得擅自涂改。

（二）遗失工作证、工作服者，必须写明情况，作出书面检查，提出申请，经相关部门批准方可补发。

（三）使用时要求学生着装整齐。

（四）无任务或工作时，不可穿着工作服或佩戴工作证。   

六、工作证、工作服的使用场合：

（一）参加学院组织的各种集体活动需维持活动现场秩序或进行管理时，各部门进行组织活动或招聘、咨询活动时，应根据上级规定按要求使用。

（二）不得利用学院声誉或以学院名义在使用工作证或工作服时从事与学院宗旨要求无关的活动或组织未经批准的活动，如从事推销或其它活动的宣传工作等。

（三）自行组织与学院无关的活动时，不得使用工作证和工作服。

（四）不得在使用工作证和工作服时从事与学生干部身份不符的活动。

（五）严禁在使用工作证和工作服时扰乱学院正常的教学秩序和生活秩序，或参与有损学院荣誉与形象的活动。    

七、监督形式与管理办法:团总支学生会干事应严于律己、以身作则，按要求正确使用工作证、工作服；不得将工作证、工作服转借他人，必须服从学院的领导和管理，并接受广大同学的监督.对违反上述使用规定者，一经查出，没收其工作证，并取消使用工作证的权利。 

第十三章 办公室值班制度

一、为使国际商学院办公室工作有序进行并使办公室值班和物资申请走向流程化、制度化，同时辅助国际商学院办公室老师日常工作的正常开展，特此建立值班制度。

二、根据秘书处干事的课表进行统筹安排值班时间，每个秘书处干事在办公室值班的机会均等，并根据实际情况进行变动调整。

三、值班工作的具体要求如下：

1. 值班时工作：

（a）每天早上第一班干事到达办公室后，要做好办公室的清扫工作。

（b）要礼貌接待到办公室咨询和申请活动的同学，对他们的申请表进行审核。对符合要求的申请表需在规定时间内完成申请工作。

（c）若有学院组织或社团来借还物资，务必让其在《国际商学院物资出借登记表》上登记相关信息，值班干事必须点清物资数量和确认物资无损后方可借出或收回，并与其他值班干事做好工作交接。

（d）值班时要注意自身形象，言语温婉等，不得懒散、言语粗鲁，要礼貌待人。

2. 值班时注意事项：

（a）值班干事一定要明确自己值班的具体时间，并且上、下午值班的干事要交接好钥匙。

（b）值班干事在离开办公室前需将值班时的工作记录在《国际商学院办公室值班工作记录本》，做好交接工作。每天最后一个值班干事将当天值班工作记录表拍照上传至部门工作群。

（c）谨慎对待办公室内的所有申请表和文件，并妥善保管资料。

（d）早上和下午的末班值班干事在离开办公室时，记得关闭电器（风扇、灯、空调），锁好门窗。

3. 值班考勤和请假相关安排：

（a）签到签退：在值班签到表上，签自己的名字和写到达、离开办公室的时间。

（b）值班干事要遵守值班纪律，若有急事需做出调整，自行找好其他替换者的情况下再将具体情况反映给秘书长；若未能找到替换者，需向部长请假。无故没有值班且没有请假的干事将严肃处理。

注：国际商学院团委学生会管理办法解释权归国际商学院团委学生会所有。

                                                 国际商学院团委组织部

                                                   2018年9月15日